Gestion de temps : optimiser la productivité

Il existe plusieurs méthodes pour optimiser votre productivité. Mais sans doute la ressource la plus importante à maîtriser est le temps. Le temps est précieux, il faut donc le gérer avec minutie pour atteindre vos objectifs de la manière la plus efficace. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise ou juste un salarié, il est toujours recommandé de bien gérer votre temps. Découvrez dans cet article les conseils et astuces pour mieux utiliser cette ressource.

Planifier et organiser

Posséder un emploi du temps bien rempli ne signifie pas forcément que vous êtes une personne productive. Faut-il encore bien planifier et organiser votre agenda pour éviter les pertes de temps. Pour cela, il est conseillé de dresser par écrit une liste des tâches à faire. En faisant cela, vous aurez une image concrète de ce qu’il faut faire et pourrez ainsi limiter les urgences. Vous ne serez alors pas submergé par une tonne de tâches. 

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Vous pouvez aussi vous organiser en automatisant ou en simplifiant les tâches répétitives qui dépensent du temps. À titre d’exemple, l’utilisation d’un tampon encreur 5 lignes à la place d’une réécriture d’information sur plusieurs pages peut booster votre productivité. Ce système a permis à certaines entreprises de réduire considérablement le temps gaspillé. Henri Ford en a d’ailleurs fait un modèle de succès pour la création de son usine automobile.

Définir ses priorités

La planification et l’organisation aident largement à optimiser la productivité, mais cela n’est pas suffisant si vous n’arrivez pas à prioriser les tâches importantes. En effet, sans l’établissement d’un système de priorisation, la liste que vous avez dressée auparavant peut devenir une source de stress si vous ne vous en occupez pas rapidement. Le secret est d’organiser vos tâches de la plus urgente à la moins importante. D’ailleurs, il existe des outils de gestion de temps facile à appliquer comme le diagramme de Gantt ou la matrice d’Eisenhower pour classer vos priorités, les traiter personnellement ou les déléguer.

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Se fixer des objectifs personnels

Quand on se fixe des objectifs, on sait pertinemment où on se dirige et quel travail il nous reste à faire. En effet, sans vos objectifs, il est difficile de procéder à l’accomplissement de vos tâches. Rappelez-vous que si vous vous donnez une journée pour nettoyer votre maison, cela prendra une journée. Mais si vous vous donnez 1 heure pour le faire, le nettoyage prendra moins de temps. Toutefois, vos objectifs doivent être Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis (S.M.A.R.T). Dans tous les cas, si vos objectifs sont bien fixés, alors le temps à votre disposition sera largement suffisant pour être productif.

Éviter de procrastiner

Remettre à une autre fois ce que l’on peut faire tout de suite est un réel obstacle à la productivité. En effet, non seulement vos tâches ne seront pas accomplies, mais quand vous procrastinez, elles s’entassent et créeront des sentiments de stress, de frustration, et de la démotivation de votre part. Il en découle de mauvaises habitudes qui coûteront cher à l’entreprise.

Se focaliser sur sa capacité de concentration

Pour gagner en productivité, vous pouvez vous servir de votre capacité à vous concentrer comme outil de gestion du temps. Quand vous vous forcez à être concentré dans votre travail, vous oubliez momentanément les distractions, les soucis et autres tracas qui peuvent gaspiller votre temps. Pour ce faire, il faut connaître les facteurs qui vous permettent d’atteindre ce stade de concentration et éviter tous éléments perturbateurs. Vous pouvez par exemple mettre une musique ambiante et vous déconnecter de votre téléphone mobile, voire l’éteindre pendant une tâche importante.

Se ressourcer avec des pauses

Il est impossible pour l’être humain de travailler comme des robots sans prendre de pause. À première vue, s’arrêter quelques instants semble vous faire perdre du temps dans votre travail. Mais au contraire, une pause bien gérée améliore votre productivité. Vous risquez de perdre vos capacités de décisions et vos facultés d’analyse en restant tout le temps collé dans ce que vous faites. En effet, votre cerveau a besoin de quelques instants de répit pour s’aérer et être plus productif. Perdre volontairement quelques minutes sous forme de pause vous permet alors d’oxygéner votre cerveau, d’éviter un surmenage et d’alléger la pression que vous subissez.